- Repassar custos de terceiros na própria nota fiscal gera tributação (ISS, IRPJ, CSLL, PIS e Cofins) sobre valores que não são receita da empresa.
- O reembolso, quando bem documentado, não configura receita tributável.
- Exigem-se previsão contratual, notas dos terceiros em nome do contratante, ausência de lucro e nota de débito.
- Nem todo município e CNAE admite nota de reembolso, e então a solução pode ser consulta administrativa ou judicial.
O problema
Na execução de contratos, as empresas costumam contratar terceiros, cujas notas fiscais são emitidas em nome da própria empresa. Ao repassar esses valores ao cliente na sua nota, os gastos passam a compor o preço do serviço. Isso configura receita bruta e gera incidência de ISS, IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, com risco de dupla tributação.
Refaturamento e reembolso
A distinção feita pela Receita Federal é esta:
- Refaturamento: custos de terceiros incluídos na nota fiscal da empresa. Há tributação.
- Reembolso: despesas do contratante, comprovadas por documentos fiscais em nome dele, ressarcidas por nota de débito ou documento equivalente. Não há receita tributável.
O que se exige para afastar a tributação
- Previsão contratual expressa de despesas reembolsáveis.
- Notas fiscais dos terceiros emitidas em nome do contratante, sem margem de lucro.
- Formalização do reembolso por nota de débito ou documento equivalente, e não por nota fiscal de serviço.
Sem esses requisitos, os valores são considerados custos da empresa e são tributados.
Recomendações práticas
- Inclua uma cláusula de reembolso nos contratos.
- Use nota de débito para identificar os gastos de terceiros.
- Emita nota fiscal apenas para os serviços efetivamente prestados.
- Mantenha a organização documental, para poder comprovar cada despesa.
Não se deve emitir nota fiscal de serviços apenas para repassar despesas. Vale lembrar que nem todos os municípios e CNAEs permitem nota de reembolso. Nesses casos, a solução pode passar por consulta administrativa ou, se necessário, por medida judicial.
Perguntas frequentes
Posso reembolsar despesas sem emitir nota fiscal de serviço?
Pode, desde que o reembolso esteja previsto em contrato, as despesas sejam comprovadas por documentos fiscais em nome do contratante, sem acréscimo de lucro, e o ressarcimento seja formalizado por nota de débito ou documento equivalente.
O que acontece se o contrato não prevê o reembolso?
Sem previsão contratual, os valores integram a receita da empresa e ficam sujeitos à tributação.
Meu município aceita nota de reembolso?
Nem todos aceitam. A regra varia conforme o município e o CNAE. Quando não há permissão clara, a empresa pode formular consulta administrativa ao município antes de adotar o procedimento.
Este artigo tem caráter informativo e geral e não substitui a consulta a um advogado sobre o seu caso concreto. O conteúdo reflete a legislação e as decisões conhecidas na data da conferência e pode mudar. A advocacia é atividade de meio e não há promessa de resultado. Lacerda Palma Sociedade Individual de Advocacia · Dr. José Virgílio Lacerda Palma, OAB/SP 251.611.